Digitale facturatie van schoolmiddelen

Met WIS Collect wordt het arbeidsintensieve facturatie- en betaalproces binnen uw onderwijsinstelling en oudervereniging geoptimaliseerd.

Ouders of deelnemers kunnen via WIS Collect de gepersonaliseerde factuur (excursies, schoolreizen, vrijwillige bijdrage) afronden en betalen via iDEAL. Daarmee behoren papieren processen en het handmatig vastleggen van betalingen tot het verleden.

U bespaart daarmee tijd en geld. Daarnaast digitaliseert u de facturatie en geeft u heldere verantwoording van de gefactureerde schoolkosten.

 

 

WIS Collect in het kort

Ouders of deelnemers bestellen en betalen online, onderwijsinstellingen en penningmeesters hebben grip op het complete proces.
  • Verhoging servicegraad richting ouders of deelnemers en transparantie inzake schoolkosten.
  • Volledig geïntegreerd met uw brongegevens vanuit ParnasSys, SOM, Magister (zowel voor VO als MBO) en EduArte.
  • Ook bij meerdere kinderen één betaalomgeving voor ouders.
  • Direct facturen betalen via iDEAL.
  • Termijnbetalingen voor gespreid betalen 

Voordelen

  • Directe iDEAL-koppeling met voordelige tarieven.
  • Sneller en eenvoudiger schoolkosten factureren en betalingsscore verbeteren.
  • Debiteurenbeheermodule: altijd de juiste kosten per leerling/deelnemers en inzicht in betaalstatus.
  • Besparing op papier, porto- en verwerkingskosten.
  • Geautomatiseerd herinneringen versturen, digitaal of per post.
  • Door loketfunctie ook geschikt voor contante betalingen aan de balie.
  • Mogelijkheden voor termijnbetalingen, spaarsystemen en kortingsregelingen.
  • Met WIS Collect ontstaat de mogelijkheid om 100% bereik via e-mail te realiseren.

Keurmerk E-factureren

Controleerbaarheid, betrouwbaarheid en privacyregels zijn erg belangrijk bij het uitwisselen van gegevens en afhandelen van online betalingen. Deze en vele andere beginselen zijn onderdeel van het keurmerk E-factureren.

Veelgestelde vragen

Voorziet WIS Collect in koppelingen met gegevensbronnen en kernsystemen?
Ja, tijdens de implementatie van WIS Collect worden de juiste gegevenskoppelingen ontsloten zodat er uitwisseling van gegevens plaatsvindt tussen uw schoolinformatiesysteem (SOM/Magister e.a.), WIS Collect en het financiële pakket (bijvoorbeeld AFAS/EXACT) dat uw instelling in gebruik heeft. Door de automatische synchronisatie van gegevens worden wijzigingen in kernsystemen automatisch beschikbaar gesteld binnen WIS Collect.
Kan ik betalingen bijhouden binnen WIS Collect?
Ja, binnen de debiteurbeheermodule is het mogelijk om betalingen in WIS Collect bij te houden zodat u op een centraal punt overzicht heeft van de uitstaande bestellijsten, geplaatste bestellingen en binnengekomen betalingen.
Kan ik schoolkosten gespreid betalen?
Ja, met WIS Collect is het optioneel mogelijk om betaling in termijnen open te stellen. Zo kunnen ouders of deelnemers wel de bestelling compleet afronden en heeft men bij de start van het schooljaar overzicht van de te verwachten schoolkosten. Echter na de afronding van de bestelling zorgt de school met behulp van WIS Collect dat er periodiek een facturatiemoment plaatsvindt.
Kan ik meerdere facturatiemomenten bepalen binnen WIS Collect?
Ja, WIS Collect biedt de mogelijkheid om binnen een bestellijst voor specifieke artikelen een verschillend facturatiemoment te bepalen. Zo kan de bestellijst voor de excursie naar Parijs al wel worden opengesteld voor aanmelding in september maar het facturatiemoment worden bepaald op januari van het volgende kalenderjaar. Dit geeft ouders of deelnemers inzicht in de te verwachten schoolkosten en biedt de mogelijkheid om de diverse schoolkosten te spreiden.
Kan ik meerdere betaalwijzen beschikbaar stellen binnen WIS Collect?
Ja, binnen WIS Collect is het mogelijk om een of meerdere betaalwijzen beschikbaar te stellen. Zo kan er digitaal een factuur gegenereerd worden welke per email wordt toegestuurd zodat ouders of deelnemers deze handmatig kunnen overboeken. Daarnaast is het mogelijk om automatische incassobestanden aan te leveren vanuit WIS Collect. Tenslotte is het mogelijk om direct vanuit WIS Collect met iDEAL te betalen. Ook het openstellen van meerdere betaalwijzen is mogelijk zodat ouders of deelnemers op het moment van bestellen een keuze kunnen maken welke betaalwijze hun voorkeur heeft.