Het Willem van Oranje College – een middelbare school in Waalwijk & Wijk en Aalburg – benaderde WIS om samen de schoolgids te moderniseren. In een kort gesprek legt Gerda Kraal, coördinator administratie en management ondersteuner bij het Willem van Oranje College, uit hoe WIS hen heeft geholpen met het opzetten van dynamisch schoolgids, die past bij de communicatie behoefte van de doelgroep.
Van PDF-versie naar digitale schoolgids
In de digitale wereld vonden ze het bij het Willem van Oranje College niet meer passend om te werken met een PDF-versie van de schoolgids op hun website. Ze zochten naar een oplossing waarbij het zowel aan de kant van de beheerder als de kant van de lezer makkelijker werd. Het aanpassen van het PDF-document was omslachtig. Omdat dit niet intuïtief werkte werden aanpassingen uitgesteld geeft Gerda aan. Daarnaast waren er problemen met de versies. Er was vaak onduidelijk welke versie nu de laatste versie was en dit zorgde voor een hoop frustratie. Samen met WIS is er onderzocht hoe er een dynamische, duidelijke en makkelijk te beheren oplossing geïntegreerd kon worden op de website. De oplossing bleek een combinatie van een nieuwe PR-website te zijn met daarin een digitale schoolgids verwerkt.
Tijdwinst zowel voor lezer als voor de beheerder
Het doel van het opzetten van een digitale schoolgids als vervanging van de PDF-versie was om eenvoud en tijdswinst te realiseren. Enerzijds voor ouders die de digitale schoolgids raadplegen. Anderzijds aan de kant van het beheer van de schoolgids. Hieronder worden deze voordelen verder toegelicht.
‘Iedereen werkt met dezelfde actuele versie’
‘’Het voordeel voor ouders is dat zij niet meer hoeven te zoeken. Ouders en leerlingen kunnen namelijk op een icoontje klikken en komen dan rechtstreeks op de juiste pagina terecht. Dat werkt veel makkelijker dan in de oude variant waarbij je door heel zo’n document heen moest scrollen’’ geeft Gerda aan.
Binnen hetzelfde CMS-systeem waar ook de PR-website aan vast hangt, kunnen de beheerders aanpassingen doorvoeren in de digitale schoolgids. Gerda vertelt dat zowel zij als een collega op een andere locatie kunnen inloggen en wijzigingen kunnen doorvoeren. ‘’Iedereen werkt met dezelfde actuele versie, daarmee voorkom je dus een hoop gedoe’’. In het verleden hadden ze allerlei documentversies op verschillende laptops, en dat was niet bepaald overzichtelijk. Een digitale schoolgids werkt daarnaast ook makkelijker voor de inspectie die de schoolgids moet beoordelen. Ze hebben nooit meer twijfels over wie nu de actuele versie in bezit heeft. De grootste tijdwinst zit hem volgens Gerda in dat de digitale schoolgids direct aanpasbaar is. Maar ook aanpassingen voor volgend jaar kunnen alvast klaargezet worden.
Hoeveel werk kost het bijhouden?
Voor de opstartfase van de PR-website en de digitale schoolgids is een commissie samengesteld. Het contact tussen WIS en het Willem van Oranje College verliep heel goed. Het kost even wat tijd om een PR-website te bouwen en om de digitale schoolgids te vullen. Maar als die eenmaal staat, hoef je nu enkel nog kleine wijzigingen door te voeren. Bijhouden is zeker het werk niet.
De schoolgids kan tevens omgezet worden naar een PDF-versie. Deze PDF laat in een basisversie alle content zien. Meer heeft de onderwijsinspectie niet nodig.
Weinig vragen doordat het makkelijk toepasbaar is
De samenwerking met WIS verloopt goed. ‘’Als ik vragen heb, kan ik mijn eigen ICT-afdeling benaderen of ik neem contact op met de support van WIS. Maar eigenlijk heb ik weinig vragen en wijst alles voor zich’’ stelt Gerda. Over de werkwijze is ze zeer tevreden.
Andere websites ogen vrij plat in vergelijking met het CMS van WIS
Sinds de fusie met andere scholen wordt er gekeken naar eenduidigheid als het gaat om leveranciers en websites. Wat Gerda opvalt is dat ze bij andere scholen ziet dat hun websites vrij plat zijn. Dat is bij het CMS van WIS niet het geval. ‘’De samenwerking met WIS en onze huidige werkwijze willen wij heel graag behouden’’ aldus Gerda.
WIS is blij te horen dat het Willem van Oranje College al jaren met plezier en naar tevredenheid werkt met haar software. Wij zien er naar uit om de samenwerking nog jaren voort te mogen zetten!